El teletrabajo se ha convertido en una actividad recomendada para las empresas por parte del Gobierno frente al delicado momento que nos encontramos debido a la pandemia del coronavirus.
Introducción
Miremos el lado positivo de lo que está sucediendo: tenemos una magnífica oportunidad para pensar sobre productividad ante este nuevo reto de trabajar desde casa. En nuestras manos está el mejorar de manera drástica nuestra productividad.
Un punto de partida es identificar y saber diferenciar lo importante de lo urgente, la eficacia de la eficiencia:
- Importante es aquello que nos aproxima a nuestros objetivos y urgente es aquello que requiere acción inmediata.
- Eficiencia es hacer las cosas o más baratas o en menos tiempo y eficacia es hacer aquello que nos aproxima a nuestros objetivos.
A pesar de que muchas empresas ya tienen experiencia en tener a sus empleados trabajando desde sus hogares todavía no es una modalidad muy extendida y una práctica ante las cual muchos trabajadores se pueden sentir algo perdidos. Por ello os traigo una serie de 10 puntos para ser productivos en el teletrabajo, recopilados de varios sitios, para que podáis hacer en vuestra casa lo que tendríamos que (ya sabemos, haremos lo que podamos…) hacer en el lugar de trabajo durante estos días.
1- Establece un horario de trabajo.. y mantenlo
La mayor ventaja del teletrabajo suele ser la flexibilidad de los horarios. Establece un horario en base a tus momentos de mayor concentración o que mejor te permita conciliar tu vida familiar. La rigidez de un horario provoca que muchos trabajadores no sean capaces de dar todo su potencial en ciertas horas, el teletrabajo te libera de esa presión y te permite realizar el trabajo de una manera más productiva.
Mantén tu teléfono móvil personal alejado de tu lugar de trabajo o te sorprenderás con él en el mano cada dos por tres. Nada de redes sociales que son el mayor ladrón de tiempo actual. Apaga la televisión porque seguro que en tu oficina no la tenías puesta. Y deja las tareas del hogar para otro momento; o mejor: delega y reparte el trabajo entre tus compañeros/as de cautiverio.
2- Sigue manteniendo una rutina
Mantener rutinas nos ayuda a sobrellevar el aislamiento. Pon el despertador a la misma hora siempre, no dejes que el hecho de trabajar desde casa te impida levantarte cuando suene el despertador. Si antes tu rutina era salir a correr antes de trabajar crea una nueva rutina para esta nueva situación. Por ejemplo haz algo de ejercicio antes o después de terminar tu jornada, hay muchas apps que te ofrecen ejercicios para realizar en casa.
3- Crea un área de trabajo
Trasladar tu puesto de trabajo a tu propia casa no es tan sencillo como poner tu ordenador portátil en cualquier rincón. Estar cambiando tu escenario de trabajo cada día no es recomendable, así como tampoco lo es trabajar en tu dormitorio o tu salón. Busca el lugar más adecuado de la casa y monta allí un escritorio que ha de tener buenas conexiones, buena iluminación y estar lo más organizado posible.
Piensa en los recursos que vas a necesitar antes de empezar para tenerlo todos a mano en tu nuevo puesto de trabajo, de modo que no tengas que estar interrumpiendo tu trabajo para ir a buscarlos. Si por ejemplo, precisas hacer videollamadas echa un vistazo al fondo que tienes detrás para que sea lo más adecuado, en la medida de lo posible.
4- Marca una diferencia entre ocio y teletrabajo
Hacer frente tantos días en casa al aburrimiento y la desidia puede ser complicado y es probable que con tal de combatirlo te pongas a trabajar fuera de horario. Es mejor dedicar esos ratos al ocio. Seguro que tienes muchos libros en casa que aún no has leído o puedes comprar desde Amazon libros en formato digital. Por suerte hoy en día tenemos plataformas donde ver películas y series con un amplio catálogo. Si eres cocinillas en YouTube hay muchas recetas que puedes poner en práctica.
Otra manera de matar el tiempo es ampliando tu formación en alguna área o explorando algunas nuevas. Hay muchas plataformas con cursos online que te pueden ayudar a mejorar tus habilidades e incluso algunas ofrecen cursos gratuitos.
5- Mantener el contacto con los compañeros
Pasas mucho tiempo en la oficina con los compañeros y el cambio a escenario cuando realizas teletrabajo puede provocar una sensación de soledad durante las horas de tu jornada. Hablar con tus compañeros cada cierto tiempo te ayudará sobrellevar ese sentimiento y además os podréis poner al día de los proyectos.
Para ello será necesario definir las reglas de actuación (lo que está permitido y lo que no) y cómo va a ser la comunicación: videoconferencias, red social corporativa, email, grupo de WhatsApp, teléfono, etc.
6- Planifica, trabaja, evalúa rendimiento, replantea
Definiremos (o deberían habernos definido) cuales serán las tres tareas más importantes del día y no nos pondremos con otras cosas (email, teléfono, reuniones virtuales, etc.) hasta que estén terminadas. No debería llevarnos más de una hora concluir esas tareas; de lo contrario, debemos partirlas en subtareas más «digeribles».
Iniciar el día sin tener una planificación clara, sin haber identificado lo que es importante y urgente, hará aparecer el monstruo de la procrastinación: el arte de la postergación deliberada de las tareas importantes. Es la máxima expresión del «hoy no, mañana».
7- Cuidado con las interrupciones inesperadas; estás trabajando
Deberíamos establecer un período de tiempo en el que atenderemos el resto de los asuntos de la jornada, que se iniciará una vez concluidas las tres tareas más importantes del día.
En función de las personas, tardamos en concentrarnos de 5 a 20 minutos, unos 10 de media, así que las interrupciones y distracciones hacen que nos cueste una media de 23 minutos y 15 segundos volver a concentrarnos (datos extraídos del estudio de Gloria Mark de la Universidad de California, Irvine).
8- Trabaja por bloques
Definiremos bloques de tiempo (o de resultados) para atender el resto de las acciones que vamos a desarrollar, entre ellas el correo electrónico, las llamadas perdidas y aquellas que tengamos que hacer, junto con el resto de las tareas de nuestra lista.
Al trabajar por bloques, estamos aprovechando la inercia de la concentración en tareas con la misma mecánica (o muy similar) y siendo mucho más productivos.
9- Haz pausas
Establece pausas para descansar y moverte pero que sean controladas. No conviertas el tiempo de descanso en algo eterno, úsalo realmente para desconectar, hacer algún ejercicio físico rápido, por ejemplo, y ponte un horario corto y concreto. Haz lo mismo con el tiempo para comer. No caigas ni en levantarte continuamente a picotear, ni en comer cualquier cosa delante del ordenador. Tu mente y tu cuerpo necesita que los cuides.
Levántate y muérvete:
- la primera hora: 5 minutos. De pie, junto a la ventana, mira a lo lejos; tus ojos necesitan descansar de trabajar en enfoque cercano; hay que mirar lejos, las casas, el parque, la calle… Lo que sea, pero 5 minutos.
- la segunda hora: 10 minutos fuera. Lo mismo que antes, mejor si cambias de sala: vete a la cocina y abres la ventana… O al salón y miras por la ventana abierta, que te dé el aire. Ojo, 10 minutos, ni más ni menos.
- la tercera hora: 15 minutos. De verdad, 15 minutos. Lo mismo que antes, pero puedes aprovechar para “dejarte” ver por casa y que te vean que trabajas pero que estás vivo/a y que sabes cuidar de ti mismo/a. Prepárate un té… A mí me gusta ir cambiando: té verde con manzana, té con limón, de bergamota, de jazmín…
- ¿la cuarta?: para media hora para tomar algo, reponer fuerzas, estar con alguien, cambia de actividad, otra cosa que no sea trabajar. Y luego, puedes volver a comenzar: primera hora, 5 minutos…
10- Los niños y el teletrabajo sí pueden coexistir
Si tienes niños este puede ser un punto complicado. A los más pequeños les es difícil entender que necesitas trabajar y estar concentrado/a en tu trabajo y suelen interrumpir bastante debido al aburrimiento.
Seamos claros, es muy difícil que puedas llegar al nivel de concentración que tienes en la oficina teniendo niños pequeños en casa, pero hay unas cuantas cosas que puedes hacer para intentar trabajar con el mínimo de interrupciones.
- Puedes madrugar un poco más de lo que sueles hacer, piensa que ya no vas a perder tiempo en el trayecto a la oficina y los niños no tienen porque madrugar tanto, aprovecha que la casa está en silencio antes de que los más pequeños se despierten.
- Aunque los más pequeños puedan quedarse un rato más en la cama no significa que no deban tener rutinas. Si el colegio no os ha facilitado tareas prepara tú algunas. En Internet hay muchos sitios donde descargar hojas de ejercicios para que puedan practicar caligrafía o matemáticas.
- Intenta hacer un parón durante tu jornada para estar un rato con ellos y que no tengan la sensación de que no se les presta atención. Si has madrugado mucho intenta hacer un parón para desayunar con ellos.
- Si son niños muy pequeños puedes habilitar cerca de tu zona de trabajo una zona de juegos y así tenerlos controlados antes de que hagan alguna trastada.
- Tenemos la suerte de poder tener diferentes plataformas que ofrecen muchas películas y series, aunque no es recomendable que se pasen el día delante de una pantalla de vez en cuando es una buena distracción para ellos y nos puede ayudar en algún momento concreto.
Sabemos que estos días van a ser complicados, mucha gente no está acostumbrada a trabajar desde casa y si eso se añade la reclusión es muy probable que el estrés pueda aparecer si no se tiene control sobre la situación. Esperamos que estos consejos te puedan ayudar a la hora de ser productivo estos días.
Para saber más
-
Coronavirus: ¿Cómo organizar el teletrabajo y evitar distracciones si tienes hijos? | hola.com
-
Teletrabajo: 7 consejos para ser productivo desde casa | donwordpress.com
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Teletrabajo y productividad. 5 consejos para conseguirlo | esic.edu/rethink
- Ventajas y desventajas del teletrabajo | diariodesevilla.es/sociedad/
