Lo recomendable
El gestor de medios TIC recomienda utilizar aplicaciones libres y gratuitas en el ámbito del software ofimático (procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc) como por ejemplo LibreOffice o Google Docs, compatibles entre sí y con Microsoft Office. Estas aplicaciones y servicios no solo pueden instalarse y utilizarse en los ordenadores de los centros, sino que además los profesores y alumnos pueden instalarlas y utilizarlas en sus casas.
Si algún docente utiliza en su entorno particular Microsoft Office, y quiere asegurar la máxima compatibilidad con cualquiera de los anteriores programas (y así evitar problemas habituales, como por ejemplo que los márgenes o las tablas se descuadren), lo recomendable es que utilice la opción “Guardar como” y seleccone el formato DOC (a veces viene indicado como “Documento de Word 97-2003”) o XLS (Documento de Excel 97-2003).
Las licencias de Office 365 que Microsoft publicita como gratuitas para profesores y alumnos, se refieren solo a la versión de office online, que por otro lado es gratuita para cualquier usuario que tenga una cuenta de Microsoft (outlook o hotmail). Si se quiere la aplicación de Office instalable en un ordenador, debe adquirirse y no es gratuita, tal y como se explica a continuación.
El Gobierno de Cantabria, a través de la Consejería de Educación, proporcionó de modo limitado esta versión de MS-Office instalable a todo el profesorado; pero fue hace años. Hoy en día sólo se proporciona la versión “instalable” al profesorado que imparte Enseñanza a distancia; aún así, para todo el profesorado, la Consejería pone a su disposición Microsoft Office 365 “on-line”.
Si algún centro tiene o quiere tener algún ordenador con Microsoft Office “instalado”, es imprescindible que cuente con su correspondiente licencia. A tal efecto, Microsoft dispone de una serie de licencias de Office para el ámbito educativo, a un precio más competitivo que el disponible para un usuario particular o una empresa. Como son muchos los contratos y licencias disponibles, a continuación indicamos aquellas opciones que creemos más acordes para un centro escolar:
Compra de licencias perpetuas de Office
- Son licencias por las que se paga una sola vez, a través de un contrato denominado Open Academic, y tienen carácter perpetuo.
- Hay que comprar como mínimo 5 licencias
- Aunque la licencia es para la última versión de Office, se puede hacer un downgrade e instalar hasta dos versiones anteriores de Office. Lo que no se permite es instalar una versión más reciente cuando aparezca en el futuro.
Office Standard (no tiene Access):
- El precio recomendado por Microsoft para menos de 75 equipos es de 59 € más IVA
- El precio recomendado por Microsoft para más de 75 equipos es de 56 € más IVA.
Office ProPlus (tiene Access):
- El precio recomendado por Microsoft para menos de 75 equipos es de 77 € más IVA (aunque algún suministrador ha llegado a ofertarlo por 65 € más IVA)
- El precio recomendado por Microsoft para más de 75 equipos es de 73 € más IVA.
Compra de una suscripción anual de Office
- Existen dos productos diferentes, el Office Pro Plus, y el Office 365 Pro Plus, cuya suscripción hay que pagar anualmente.
- Ambos productos se adquieren mediante un contrato denominado OVS-ES (Open Value Suscription-Education Solutions).
- Aunque la licencia de los productos mencionados es para Office 2016, se puede hacer un downgrade e instalar Office 2013 o bien Office 2010, o actualizar a una versión más reciente cuando aparezca en el futuro.
Office ProPlus (con Access):
- Hay que comprar licencias para el total de FTE’s (profesores y personal de administración y servicios) de un centro, independientemente del número de ordenadores existentes.
- Se puede instalar en todos los ordenadores (aunque haya más que licencias adquiridas), y ser utilizado por profesores, personal administrativo y alumnos.
- La compra mínima es de 5 licencias.
- Se cuentan los FTE’s una vez al año, sin importar fluctuaciones de empleados o equipos que se produzcan a lo largo de dicho período (se actualiza al año siguiente).
- Es una compra por volumen, por lo que se recibe una única clave de producto (es fácil de instalar)
- La suscripción es de 1 a 3 años. Tras dicho período se puede renovar, desinstalar, migrar a otra oferta o comprar (opción Buy-out).
- El precio recomendado por Microsoft es de 31 € al año más IVA, aunque algún suministrador ha llegado a ofertarlo por 28 € al año más IVA (precio por cada uno de los
- rofesores o PAS de un centro, no por cada ordenador).
- Tras la suscripción, si se quiere comprar de forma definitiva (Buy Out) costaría 51 € más IVA.
Office 365 ProPlus (con Access):
- Se compran licencias por usuarios, pero al contrario que la anterior no existe un mínimo de licencias que se deba adquirir.
- Se podría utilizar, por ejemplo, para comprar una suscripción de Office solo para el personal de administración, o para algún puesto de la Dirección.
- No es una compra por volumen, como el OVS-ES, por lo que es más incómodo para instalar. El suministrador crea una consola para el centro, y da de alta tantos usuarios como licencias se quieran comprar.
- Por cada licencia se obtiene una clave de producto.
- El coste es de unos 26 € al año, más IVA (varía en función de la conversión euro-dólar).
Tanto las licencias de Office Standard como de Office ProPlus y Office 365 ProPlus, compradas a través del contrato Open Academic (permantente) o del contrato OVS-ES (suscripción anual), se pueden adquirir a cualquier tienda o suministrador de programas y material informático.
